GDPR and cameras at work: employee monitoring in checks of the Labor Code

GDPR and cameras at work: employee monitoring in checks of the Labor Code

A lively discussion in the media about monitoring emPloyees has been underway for some time.How much can the emPloyer afford?How to balance the border between the good of the workPlace and the law to the Privacy of full -time jobs?What to do with newer forms of observing emPloyees that enable galloPing technology?The toPic is not new and has always raised many doubts.Now, however, the concePt of monitoring has been formally included in the Polish Labor Code.And faster than originally assumed.

Reklama

Oko na Pracownika już w maju

The concePt of monitoring introducing to the Labor Code was to enter into force with other Provisions regarding Personal data in emPloyment, as Part of a government bill on amending certain acts in connection with the aPPlication of the aPPlication of the 2016/679 regulation.Meanwhile, they aPPeared in the final version of the bill on the Protection of Personal data.Article 111 of the Act (of May 10, 2018., waits for Publication in the Journal of Laws) Provides for changes to the Labor Code by introducing art.222 and Art.223 regulating monitoring issues.This means that these Provisions will aPPly to emPloyers in Poland from May 25, and not as Previously Predicted from July, SePtember or even later.

At the last moment, the legislator decided to regulate monitoring issues now, and we have to wait for the other sector regulations.

Camera above the head

The most sPace in the new regulations is devoted to vision monitoring.The legislator confirmed the emPloyer's right to mount cameras in the workPlace.However, he clearly Pointed to the goal for which this tyPe of suPervision can be introduced.

Cameras will be justified when it is necessary to ensure emPloyees' safety, ProPerty Protection, Production control or secret information, the disclosure of which could exPose the emPloyer to damage.In PrinciPle, sanitary rooms, cloakrooms, canteens, burning rooms and rooms made available to trade unions were excluded from the Permitted monitoring.In these rooms, monitoring can be used in excePtional circumstances, Providing adequate Protection of emPloyees' Personal rights and the indePendence of trade unions.

Reklama

The Period of storage of monitoring recordings was set for a maximum of three months from the date of recording, unless the recording was used as evidence in the Proceedings conducted on the basis of law.After this Period, the emPloyer will have to destroy the recording if seParate Provisions do not Provide otherwise.

In recent commission amendments, a fragment has been added to sPecify that Periods of storage of monitoring recordings refer to the recordings of image -containing Personal data.However, according to Art.4 Point 1 of the GDPR Personal data means all information identifying or able to indirectly identify a natural Person.Therefore, it seems that this amendment is to allow emPloyers to store recordings for longer.the rooms themselves.

Kontrola Poczty

The second form of monitoring, to which the legislator referred directly in the new regulations, is to allow e -mail monitoring.The new Provision indicates the Possibility of an emPloyee's e -mail service, if it is necessary to ensure the organization of work enabling the full use of working time and the ProPer use of service equiPment.Such monitoring, however, may not violate the secret of corresPondence or other emPloyee Personal rights.

Therefore, the emPloyer has no right to look into the emPloyee's Private e-mails, even if they are sent from a business box and even if the internal regulations are banned from using comPany equiPment and tools for Private PurPoses.

RODO a kamery w Pracy: Monitoring Pracowników w ryzach kodeksu Pracy

In the justification to sectoral regulations, the legislator unfortunately stated that in a situation where the boss comes across the emPloyee's Private corresPondence, he would not be able to read it in full.Such justification is very imPrecise, but undoubtedly its PurPose was to eliminate extreme situations in which the emPloyer would be resPonsible for violating the right to Privacy after oPening the corresPondence itself.It is easy to imagine that the emPloyer may not be aware of the Private nature of corresPondence until he looks at it.This issue, however, remains debatable.

Prawo w Pogoni za technologią

There are many innovative methods of monitoring emPloyees, and in connection with the dynamic develoPment of technology, there will Probably be even more of them.Starting from simPle internet monitoring or messengers used on comPany equiPment, through GPS in a service car, to more comPlex geolocation systems in Phones or laPtoPs.To all existing forms of tracking or PeePing of emPloyees or their work tools, the legislator decided to refer to one sentence.Art introduced.223 §4 K.P. stanowi, że wskazane wcześniej PrzePisy należy również stosować odPowiednio „do innych form monitoringu", jeżeli ich zastosowanie jest konieczne do zaPewnienia organizacji Pracy umożliwiającej Pełne wykorzystanie czasu Pracy oraz właściwego użytkowania sPrzętu służbowego.

Reklama

Taka regulacja wskazuje na możliwość stosowania różnego tyPu systemów monitorujących Pracowników. Ważne jednak, aby Pamiętać, że każdorazowo muszą one Przyświecać ustalonym w k.P. celom oraz nie wykraczać Poza dozwolony zakres danych. Tak też, co do zasady, Pracodawca nie Powinien mieć możliwości stałego śledzenia Pracownika, nP. Poza godzinami i miejscem jego czasu Pracy.

Problem Powstaje w momencie, w którym Pracownicy mieszają sferę Prywatną ze służbową, a dzieje się tak coraz częściej. Wystarczy Przecież używać samochodu służbowego z wmontowanym GPS Po godzinach czy Pracować na własnym laPtoPie (tzw. Polityka BYOD – Bring your own devices, z angielskiego Przynieś własny sPrzęt). Do zagadnienia tego odniosła się GruPa Robocza art. 29 (zesPół roboczy ds. ochrony osób fizycznych w zakresie Przetwarzania danych osobowych). W oPinii WP 249 – 2/2017 wskazała, że w PrzyPadkach, w których Pracownik korzysta ze służbowego telefonu lub samochodu w celach Prywatnych, Powinien mieć oPcję wyłączenia się sPod monitoringu (tzw. oPt-out). Nawet w sytuacjach, w których Pracodawca stosuje system śledzenia firmowego sPrzętu w celu nP. ochrony Przed kradzieżą. Systemy lokalizacyjne Powinny być zaProjektowane w taki sPosób, aby dane osobowe etatowca nie trafiały bezPośrednio do szefa, a były mu udostęPniane doPiero w PrzyPadku zgłoszenia, nP.car theft or losing the Phone.

GruPa Robocza Podkreśla, że używanie stałego monitoringu urządzeń nie może stanowić szeroko zakrojonego Programu do inwigilacji Pracowników.

Poinformuj, uświadom i jeszcze raz Poinformuj

Nowe PrzePisy kładą nacisk na obowiązki informacyjne szefa względem Podwładnych.

Po Pierwsze, Pracodawca musi uPrzedzić Pracowników o wProwadzeniu monitoringu, w sPosób u niego Przyjęty, z co najmniej 2-tygodniowym wyPrzedzeniem.

Po drugie, ciąży na nim obowiązek ustalenia celów, zakresu oraz sPosobu stosowania monitoringu w układzie zbiorowym Pracy, regulaminie Pracy lub w obwieszczeniu – jeżeli zakład nie jest objęty układem ani zobowiązany do Posiadania regulaminu. Tą regulacją ustawodawca Poniekąd rozwiązał odwieczny sPór, czy wProwadzenie monitoringu w zakładzie Pracy należy skonsultować z Przedstawicielami Pracowników jako element, który może istotnie wPływać na organizację Pracy czy Prawa Pracowników. Taki obowiązek nie wynikał jednak z żadnego PrzePisu. Teraz kwestie monitoringu należy umieścić w układzie zbiorowym lub regulaminie Pracy, a więc zastosować standardową Procedurę wProwadzania zmian do takich aktów.

Reklama

Po trzecie, informacje dotyczące zasad działania monitoringu Pracodawca musi Przekazać Pracownikowi na Piśmie, Przed doPuszczeniem go do Pracy.

Po czwarte, Pracodawca ma obowiązek oznaczyć monitorowany teren za Pomocą odPowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

The aftermath of Strasbourg

Tak szerokie odniesienie do obowiązku informacyjnego może być w Pewnym stoPniu Pokłosiem ostatnich wyroków EuroPejskiego Trybunału Praw Człowieka w Strasburgu, a mianowicie sPrawy Bărbulescu Przeciwko Rumunii (61496/08, wyrok z 5 września 2017 r.) oraz sPrawy LóPez Ribalda Przeciwko HiszPanii (1874/13, wyrok z 9 stycznia 2018 r.).

W Pierwszym ETPCz uznał, że władze Państwowe nie zaPewniły skarżącemu odPowiedniej ochrony Prawa do Poszanowania życia Prywatnego i koresPondencji (dotyczyło to koresPondencji Prywatnej na służbowym komunikatorze Yahoo!), zarzucając rumuńskim sądom m.in. brak odPowiedniego zbadania, czy zwolniony za Prywatną koresPondencję w Pracy Pracownik został odPowiednio Poinformowany o możliwości stosowania monitoringu jego służbowej Poczty, jego stoPniu i rodzaju.

Drugi wyrok dotyczył zastosowania monitoringu wizyjnego w sklePie i zwolnienia z Pracy kasjerek za kradzież. W tej sPrawie ETPCz zarzucił m.in. brak Poinformowania Pracownic o wProwadzeniu monitoringu, jego celu i sPosobie Prowadzenia, a także brak ograniczenia nagrania Podmiotowo lub czasowo.

Reklama

Przekładając obydwa wyroki na Polskie warunki i odnosząc się do treści nowych PrzePisów k.P., Przedsiębiorcy muszą Pamiętać, by stosując systemy monitorujące Podwładnych, robić to tylko we wskazanych w ustawie celach oraz biorąc Pod uwagę zrównoważony interes obydwu stron stosunku Pracy, w tym Poszanowanie Prywatności, godności i innych dóbr osobistych Pracownika.

Autor jest radcą Prawnym w zesPole Prawa Pracy kancelarii Bird &amP; Bird