Computerworld.pl Nasilenie się zjawiska monitoringu pracowników wymaga wprowadzenia nowych zasad ochrony zatrudnionych

Computerworld.pl Nasilenie się zjawiska monitoringu pracowników wymaga wprowadzenia nowych zasad ochrony zatrudnionych

Ponieważ w czasie pandemii COVID-19 gwałtownie wzrosła liczba osób pracujących zdalnie, wiele firm szukało sposobów na śledzenie pracowników, którzy nie są już pod bezpośrednią obserwacją menedżerów. Obecnie, gdy strategie pracy zdalnej są nadal realizowane - a ponowne otwarcie biur jest przesuwane w czasie - wykorzystanie narzędzi monitorujących nadal dynamicznie wzrasta.

W rzeczywistości wykorzystanie nowych i coraz bardziej zaawansowanych technologii do zarządzania i monitorowania pracowników stało się tak powszechne, że coraz częściej pojawiają się apele do organów regulacyjnych w Wielkiej Brytanii i Stanach Zjednoczonych o uaktualnienie przepisów w celu ochrony pracowników.

Zobacz również:

„Widzieliśmy znaczny wzrost zainteresowania technologią monitorowania pracowników przez pandemię” - wyjaśnia Helen Poitevin, wiceprezes analityków w firmie Gartner, skupiająca się na technologiach zarządzania kapitałem ludzkim. „Tendencja ta się utrzymuje, ponieważ organizacje planują hybrydowe środowiska pracy, z pracownikami pracującymi bardziej elastycznie z domu i w biurze”.

„Innowacje technologiczne w dużej mierze wyprzedziły istniejące przepisy dotyczące zatrudnienia i równości”, powiedział z kolei Andrew Pakes, dyrektor ds. komunikacji i badań w brytyjskim związku zawodowym Prospect. (Pakes przyczynił się do powstania ostatniego ponadpartyjnego raportu rządowego na temat monitorowania i zarządzania sztuczną inteligencją w miejscu pracy).

Wezwał on do stworzenia „nowego zestawu praw dotyczących danych dostosowanych do ery cyfrowej”, aby zaktualizować przepisy dotyczące bezpieczeństwa i zatrudnienia, które zostały wprowadzone w ubiegłym wieku w celu ochrony pracowników w przestrzeni fizycznej. „Obecnie przechodzimy do ery, w której praca będzie w znacznie większym stopniu definiowana przez wykorzystanie danych i zagrożenia cyfrowe oparte na chmurze, i musimy ponownie ocenić nasze prawa w tej przestrzeni” - dodał.

Pracownicy odporni na monitoring

Cyfrowe monitorowanie nie jest nowym zjawiskiem dla pracowników biurowych: pracodawcy od dawna mogą na przykład monitorować komunikację i historię przeglądania stron internetowych. Jednak w ciągu ostatnich około 18 miesięcy stało się to bardziej powszechne, a niektóre firmy zwróciły się w stronę narzędzi monitorujących wydajność, aby zrozumieć, co robią pracownicy pracujący w domu.

Ostatnie badania uwypukliły tę tendencję. Październikowe badanie przeprowadzone przez Opinium na zlecenie Prospect wśród ponad 2 400 pracowników wykazało, że prawie jedna trzecia (32%) pracowników jest monitorowana w pracy, w porównaniu z 24% w kwietniu.

„Rozwój oprogramowania monitorującego przeszedł od peryferyjnego zagadnienia trzy lub cztery lata temu do głównego nurtu pracy, z którym borykają się ludzie we wszystkich branżach i wszystkich typach stanowisk” - powiedział Pakes. Dodał, że zawsze istniał element monitorowania w miejscu pracy, choć tradycyjnie wiązało się to z tym, że menedżerowie byli w stanie spojrzeć na swoje biuro lub przejść się po hali produkcyjnej i zobaczyć swoich pracowników. „Obecnie, dzięki pracy hybrydowej, ta kontrola pracy przenosi się do naszego życia prywatnego i do naszych domów" - powiedział. „To nowy, kolejny poziom presji i stresu wobec ludzi”.

Podobna ankieta pracowników przeprowadzona przez australijski think tank Australia Institute w listopadzie 2021 wykazała, że prawie dwie piąte (39%) było świadomych, że są monitorowani. Ta liczba powtarza się w jeszcze innym badaniu, przeprowadzonym przez Vanson Bourne dla dostawcy oprogramowania VMware; wykazało ono, że 36% pracowników wie o narzędziach monitorujących zainstalowanych w ich organizacji lub o tym, że mają być zainstalowane.

Liczby te są znacznie niższe niż 69% decydentów HR i 63% decydentów IT, którzy twierdzą, że monitoring pracowników jest w toku - co sugeruje brak przejrzystości w organizacjach. „To doprowadziło nas do wniosku, że... tam, gdzie monitoring ma miejsce, nie mówi się o nim, ani nie informuje pracowników” - powiedział Kevin Strohmeyer, starszy dyrektor ds. zarządzania produktami, usługami przestrzeni roboczej w dziale End-User Computing firmy VMware. „To może być przyczyną problemów z przejrzystością i zaufaniem” - ocenił.

Pracownicy są często oporni wobec monitoringu, choć mniej, gdy się z nimi konsultuje i podaje jasny powód takiego działania.

W badaniu Prospect/Opinium, 52% respondentów stwierdziło, że pracodawcy nie powinni mieć możliwości korzystania z kamer internetowych, a tylko 8% zgodziło się, że firmy powinny mieć możliwość korzystania z kamer internetowych według własnego uznania. A 28% stwierdziło, że monitorowanie kamer internetowych jest dopuszczalne w niektórych sytuacjach, takich jak spotkania lub gdy zostali o tym poinformowani przed użyciem.

Dlaczego firmy śledzą pracowników?

Wykorzystanie technologii monitorujących nie musi być problematyczne: jeśli są one stosowane z należytą starannością, śledzenie czynności zawodowych może przynieść korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom, powiedział Poitevin.

Istnieje wiele powodów, dla których pracodawca może śledzić aktywność pracownika, np. ze względów bezpieczeństwa lub w celu ochrony bardzo wrażliwych danych. Monitorowanie może również pomóc w poprawie doświadczenia i samopoczucia pracowników, powiedział Poitevin, ponieważ oferuje wyraźny i bardziej bezpośredni obraz niż tradycyjne ankiety pracownicze. „Niektóre organizacje wdrażają te narzędzia, ponieważ nie wierzą, że ich pracownicy pracują” - mówi Poitevin. „Inne wdrażają je, ponieważ chcą mieć pewność, że pracownicy mogą pracować efektywnie, mogą być produktywni i nie wpływają negatywnie na swoje samopoczucie, pracując zbyt dużo lub izolując się. Ci, którzy stosują je w celu poprawy doświadczenia i samopoczucia pracowników, mogą być w stanie znaleźć wartość w tych narzędziach - tak długo, jak cel i sposób wykorzystania zebranych danych jest jasny dla pracowników”.

Monitoring powinien być prowadzony w połączeniu z ankietami zwrotnymi, aby zebrać subiektywne opinie na temat działań i wydajności w pracy, dodała. Ważne jest również zbadanie nastawienia pracowników do stosowania narzędzi monitorujących, ponieważ może się ono różnić w zależności od grupy wiekowej, stanowiska pracy i regionu geograficznego.

Jeśli coś pójdzie nie tak, firmy mogą spodziewać się sprzeciwu i negatywnej kultury organizacyjnej: badanie VMware/Vanson Bourne wskazuje na większą rotację pracowników wśród organizacji, które już wdrożyły lub planują wdrożyć narzędzia monitorujące (41%), w porównaniu do tych, które nie mają takich planów (23%).

„Organizacje, które wdrażają te narzędzia do weryfikacji, czy ludzie pracują, będą nadal erodować zaufanie” - twierdzi Poitevin. „W tym przypadku ryzyko znacznie przewyższa korzyści”.

W jaki sposób monitorowani są pracownicy zdalni?

Wraz z powszechnym wykorzystaniem narzędzi cyfrowych w nowoczesnym miejscu pracy, istnieje wiele sposobów, w jakie poszczególni pracownicy mogą być monitorowani.

Badanie Vanson Bourne/VMware, które zostało przeprowadzone w lipcu i sierpniu 2021 i objęło 7 600 respondentów, zwróciło uwagę na kilka obszarów inwigilacji: monitorowanie wiadomości e-mail (44%), narzędzi współpracy (43%) i przeglądania stron internetowych (41%), a także wykorzystanie śledzenia wideo (29%), śledzenie uwagi przez kamerę internetową (28%) i logowanie kluczy (26%).(Pozostałe dwie ankiety przedstawiają zasadniczo podobny obraz wykorzystywanych technologii). Istnieje jednak szeroka - i wciąż rosnąca - gama metod śledzenia pracowników i uzyskiwania wglądu we wzorce pracy.

Bardziej wydajna i szczegółowa analityka sprawiła, że pracodawcy mogą jeszcze łatwiej sprawdzić, gdzie pracownicy spędzają czas. Produkty do monitorowania pracowników zazwyczaj wymagają zainstalowania na urządzeniu pracownika oprogramowania „agent”, które generuje dane analityczne dotyczące korzystania z aplikacji i stron internetowych podczas pracy. Możliwe jest również regularne wykonywanie zrzutów ekranu, rejestrowanie naciśnięć klawiszy i wiele innych; niektóre narzędzia mogą nawet potajemnie nagrywać wideo i audio z laptopa pracownika.

Nie tylko specjalistyczne oprogramowanie monitorujące może śledzić pracowników; nawet popularne narzędzia do współpracy i produktywności mogą obecnie pokazywać szczegółowe informacje na temat wzorców pracy indywidualnej i grupowej.

Na horyzoncie pojawiają się również liczne innowacje, takie jak narzędzia do rozpoznawania twarzy oparte na sztucznej inteligencji oraz biometryczne narzędzia do wykrywania emocji u pracowników zdalnych. Przykładowo, firma Fujitsu stworzyła algorytm sztucznej inteligencji, który wykrywa poziom koncentracji poprzez śledzenie ruchów mięśni twarzy. W oświadczeniu wydanym na początku tego roku firma stwierdziła, że jej algorytm będzie miał zastosowanie do „zajęć online, spotkań online i działań sprzedażowych” w miarę postępu prac hybrydowych.

Na początku tego roku Microsoft opatentował oprogramowanie do wykrywania emocji, które monitoruje samopoczucie pracowników na podstawie różnych danych biometrycznych, w tym głosu i tętna. Dane te są następnie wykorzystywane do tworzenia „wyniku niepokoju” pracownika i sugerowania działań, takich jak zrobienie sobie przerwy w redagowaniu e-maila, gdy pracownik jest zestresowany.

Są to tylko przykłady monitorowania pracowników umysłowych, którzy korzystają z laptopa, a także na różnych stanowiskach związanych z obsługą klienta i na pierwszej linii frontu. Cyfrowe monitorowanie pracowników jest już powszechne w różnych rolach zawodowych związanych z obsługą klienta i linii frontu, na przykład wielu pracowników magazynów musi korzystać z urządzeń śledzących noszonych na ciele, podczas gdy kierowcy ciężarówek są rutynowo śledzeni za pomocą GPS. Wielu pracowników magazynów musi korzystać z urządzeń śledzących noszonych na ciele, podczas gdy kierowcy ciężarówek są rutynowo śledzeni za pomocą GPS.

Rosnący zakres narzędzi i technik wykorzystywanych do monitorowania skłonił Coworker.org, organizację non-profit zajmującą się prawami pracowniczymi w USA, do stworzenia bazy danych setek produktów wykorzystywanych do zarządzania i monitorowania pracowników we wszystkich branżach.

„Zidentyfikowaliśmy ponad 130 różnych produktów do monitorowania pracowników w miejscu pracy i niemal co tydzień odkrywamy nowe”, powiedziała Wilneida Negrón, dyrektor ds. polityki i badań w Coworker i autorka nowej bazy danych oraz towarzyszącego jej raportu. „Covid zapoczątkował okres gwałtownych innowacji technologicznych, dlatego chcieliśmy zebrać jak najwięcej informacji o wszystkich produktach technologicznych używanych obecnie w miejscu pracy, aby zrozumieć, jak ewoluuje cała branża i jakie są tego konsekwencje dla pracowników. Przyglądając się branży, stwierdziliśmy, że istnieje rosnący nieuregulowany rynek tego typu produktów i zwiększona potrzeba zabezpieczeń i ochrony pracowników”.

Czy istniejące prawo chroni pracowników?

Przepisy dotyczące monitorowania pracowników różnią się w zależności od kraju, choć zazwyczaj monitorowanie pracowników w miejscu pracy jest legalne, a od pracodawców wymaga się, aby mieli ku temu uzasadniony powód. W USA ustawa o prywatności w łączności elektronicznej (ECPA), uchwalona w 1986 r., pozwala pracodawcom na monitorowanie działań na urządzeniach należących do firmy bez powiadamiania pracowników, choć niektóre stany, takie jak Delaware, Connecticut, a ostatnio Nowy Jork, wprowadziły bardziej rygorystyczne przepisy, które wymagają powiadomienia w przypadku monitorowania poczty elektronicznej i innych rodzajów komunikacji. W Polsce pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o monitoringu.

Coraz częściej pojawiają się apele o wprowadzenie bardziej restrykcyjnych przepisów, które uwzględniałyby nowe technologie wykorzystywane w miejscu pracy. Na przykład, w zeszłym miesiącu Biuro Polityki Naukowo-Technicznej Białego Domu wezwało do stworzenia „ustawy o prawach AI” w celu ochrony obywateli przed potężnymi technologiami śledzenia i podejmowania decyzji przez AI, zarówno w pracy, jak i szerzej w całym społeczeństwie, w tym w miejscu pracy.

W ten sposób „wyjaśnione zostałyby prawa i wolności” związane z wykorzystaniem technologii opartych na danych w wielu dziedzinach, w tym „wolność od wszechobecnego lub dyskryminującego nadzoru i monitorowania w domu, społeczności i miejscu pracy”. Obecnie trwają publiczne konsultacje w tej sprawie.

Wraz z napływem nowych technologii pojawiających się na rynku, zabezpieczenia wokół monitorowania pracowników muszą zostać wzmocnione. Organy regulacyjne nie wszędzie nadążają za rozprzestrzenianiem się tego nieuregulowanego rynku produktów technologicznych, który rozwijał się podczas COVID.

W przypadku braku ustawodawstwa i działań regulacyjnych, ciężar spada na pracodawców, aby stworzyć kulturę otwartego miejsca pracy, choć brakuje świadomości w tej kwestii.

„Dzięki rozmowom z pracownikami stwierdziliśmy, że większość z nich nie jest nawet świadoma tego, jakie produkty są monitorowane”, powiedziała Negrón. „Pracodawcy tracą więc kluczową okazję do zaangażowania swoich pracowników, wysłuchania ich obaw i wspólnego współprojektowania zabezpieczeń".

Wezwania do wprowadzenia cyfrowych praw pracowniczych w UE i Wielkiej Brytanii

W Europie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (GDPR) zezwala firmom na monitorowanie komunikacji pracowników w pewnych okolicznościach, ale wymaga, aby pracownicy byli powiadomieni i w pełni świadomi, że monitorowanie ma miejsce.

Firmy, które złamały zasady GDPR, zostały ukarane wysokimi grzywnami. Niemiecka spółka zależna firmy detalicznej H&M została w zeszłym roku ukarana grzywną w wysokości 35,2 mln euro za nadmierny nadzór nad pracownikami w związku z prowadzonymi przez nich rejestrami, natomiast niemiecki sprzedawca laptopów został w styczniu ukarany przez państwowy organ regulacyjny grzywną w wysokości 10,4 mln euro za stały nadzór wideo nad swoimi pracownikami. W Wielkiej Brytanii bankBarclays jest przedmiotem dochodzenia organów regulacyjnych w związku z wykorzystywaniem przez nią oprogramowania do śledzenia aktywności komputerowej pracowników, co może naruszać zasady GDPR.

Wezwania do wprowadzenia nowych przepisów chroniących pracowników wciąż rosną w obliczu szybkich innowacji. Brytyjska grupa parlamentarna All Party Parliamentary Group for the Future of Work opublikowała niedawno swój ostateczny raport na temat zarządzania algorytmicznego w różnych branżach, ostrzegając przed wpływem nadmiernego monitorowania na samopoczucie pracowników i stwierdzając, że kwestia ta jest obecnie głównym problemem związanym z technologiami w miejscu pracy.

Wszechpartyjna Grupa Parlamentarna (APPG) stwierdziła, że „w czasie pandemii znacznie wzrosło wykorzystanie technologii algorytmicznego nadzoru, zarządzania i monitorowania, które podejmują nowe funkcje doradcze, jak również te tradycyjne”.

Podkreślono również skutki, jakie wszechobecne monitorowanie i wyznaczanie celów może mieć na zdrowie fizyczne i psychiczne: „wzrasta liczba dowodów wskazująca na znaczący negatywny wpływ na warunki i jakość pracy w całym kraju” - stwierdzono w sprawozdaniu.

Aby rozwiać te obawy, APPG proponuje nowe prawa pracownicze, wraz z „ustawą o odpowiedzialności”, która wymaga „pełnego wyjaśnienia celu i wyników oraz wpływu systemów algorytmicznych w pracy”, wraz z nowymi wymogami przejrzystości nałożonymi na pracodawców. Dałoby to pracownikom wgląd w wykorzystanie AI do „monitorowania, przydzielania pracy, płacenia i dyscyplinowania pracowników”.

„Chcielibyśmy zobaczyć regulacje zapewniające, że technologia cyfrowa jest używana uczciwie w miejscu pracy, wsparte silniejszymi zasadami wokół konkretnych rodzajów technologii, [które] są inwazyjne, takie jak oprogramowanie do rozpoznawania twarzy i nowy wzrost oprogramowania do rozpoznawania emocji", powiedział Pakes.Poitevin zaś nie skomentowała pomysłu nowych regulacji, powiedział jedynie, że „złożoność przepisów będzie rosła, ponieważ różne jurysdykcje na całym świecie wprowadzą różne przepisy dotyczące tego tematu. Będzie to zależało od położenia geograficznego, ale także od branży”. I zauważyła, że stosowanie narzędzi monitorujących może być również wymagane w niektórych ustawieniach: „Istnieją również względy zdrowia i bezpieczeństwa lub inne czynniki ryzyka, takie jak ryzyko związane z insider trading - które faktycznie sprawiłyby, że zwiększenie poziomu monitorowania pracowników byłoby obowiązkowe”.

Można z pewnością stwierdzić, że w pewnym momencie wszyscy z nas zetkną się z produktami technologicznymi, które będą nas monitorować na różne sposoby w miejscu pracy.

Źródło: Computerworld USA