Ołówek i kartka to za mało - zarządzanie gospodarstwem

Wraz z rozwojem gospodarstw rośnie liczba elementów, które trzeba brać pod uwagę, żeby osiągnąć zakładany efekt ekonomiczny. Wymaga to od rolników zdobywania nowych umiejętności, zwłaszcza z zakresu zarządzania i finansów. Okazuje się, że pomocne w tym mogą być coraz popularniejsze programy komputerowe do zarządzania gospodarstwem rolnym.

Artykuł ukazał się w miesięczniku Farmer nr 11/2017

Większość ekonomistów i ekspertów od zarządzania jest zgodna co to tego, że najbardziej powszechnym problemem polskich gospodarstw rolnych jest brak prowadzenia szczegółowej rachunkowości. Prowadzi to do tego, że wielu rolników nie jest świadomych rzeczywistych kosztów prowadzonej przez siebie działalności, a w związku z tym często błędnie typują przyczyny osiągnięcia niesatysfakcjonujących wyników finansowych. Problem ten dotyczy zarówno małych gospodarstw, jak i części dużych, chociaż w przypadku większych znacznie szybciej zachodzi proces profesjonalizacji w zarządzaniu. Problem zarządzania nie ogranicza się tylko do zarządzania finansami, ale ludźmi, maszynami czy technologią produkcji. Popełniane błędy na każdym etapie mają wspólny element - prowadzą do gorszych wyników finansowych.

Niestety, specyfika rolniczej działalności powoduje, że producent (rolnik) stosunkowo rzadko i w ograniczonym stopniu ma wpływ na finalną cenę swojego produktu. Zazwyczaj decyduje o tym sytuacja rynkowa i to nie tylko na rynku krajowym, ale przede wszystkim globalnym. Rolnik ma jednak wpływ na własne koszty produkcji. Przyjęło się, że najłatwiejszym sposobem na ich obniżenie jest zwiększenie skali produkcji. To na ogół prawda, ale przede wszystkim warto zrobić przegląd budżetu i wyeliminować te elementy, które kosztują za dużo.

Wielu czytelników powie w tym momencie, że przecież kontrolują wydatki, robią notatki, prowadzą arkusze w Excelu. Bardzo dobrze, ale czy to wystarcza? Problem w tym, że przeciętnemu rolnikowi brakuje profesjonalnej wiedzy w zakresie zarządzania, a obecnie coraz częściej okazuje się, że nie wystarczy tylko mieć doświadczenie i głęboką wiedzę rolniczą, trzeba być też finansistą, menadżerem, analitykiem. W odpowiedzi na takie problemy powstały programy komputerowe wspomagające kompleksowe zarządzanie gospodarstwami rolnymi. W niektórych krajach Europy Zachodniej wykorzystuje je już znaczna część rolników, a w niektórych większość. Natomiast w Polsce jeszcze stosunkowo niewielki procent gospodarstw stosuje tego typu wsparcie. Paradoksalnie pierwsi zalety takich rozwiązań dostrzegają właściciele dużych gospodarstw, w których teoretycznie wiedza o zarządzaniu i finansach powinna być największa. Warto jednak zauważyć, że to nie tylko brak odpowiedniej fachowej wiedzy stanowi kłopot, sednem problemu staje się skala zdarzeń, które zachodzą w gospodarstwach. Dotyczy to operacji finansowych, agrotechnicznych, hodowlanych, administracyjnych i wielu innych. Pełna kontrola nad wszystkim bez wsparcia elektroniki stała się po prostu, jeśli nie niemożliwa, to przynajmniej bardzo trudna i czasochłonna. Rolnicy, którzy zaczęli stosować programy wspomagające zarządzanie, cenią sobie przede wszystkim możliwość zauważenia tych elementów, które kosztują za dużo. Bez wsparcia programu samo prowadzenie ewidencji wszystkich zdarzeń jest trudne, a ponadto wyciągnięcie wniosków na podstawie setek wpisów też nie jest łatwe. Jest to tym trudniejsze, im większe staje się gospodarstwo.

Dobry program może to wszystko uprościć i przede wszystkim pozwoli określić, ile tak naprawdę kosztuje rolnika wyprodukowanie tony zboża, litra mleka, kg żywca wieprzowego czy jaki jest koszt pracy własną maszyną.

Oferta programów do zarządzania dostępnych w polskich wersjach językowych jest już na tyle bogata, że każdy znajdzie w nich coś dla siebie. Wielu rolników przynajmniej słyszało o takich programach, jak Agrinavia, 365Farmnet, RolnikOn, Agridata, VitalFields, AgroAsystent czy Agrivi. W zależności od potrzeb są to aplikacje kompleksowe lub dotyczące tylko wybranych działań, np. produkcji roślinnej lub zwierzęcej. Część powstała na bazie doświadczeń zagranicznych rolników, ale ich twórcy starają się uwzględniać specyfikę rolnictwa konkretnego regionu i na bieżąco dokonują modyfikacji. Niektóre są dziełem polskich firm i przekonują do siebie lepszą znajomością lokalnego rynku. Dostępne programy dzielą się na płatne i darmowe lub darmowe z płatnym dostępem do niektórych opcji. Koszty są różne w zależności od struktury programu, opcji dostępu (mobilne lub nie) czy powierzchni gospodarstwa rolnego. W większości przypadków warto zacząć od programów darmowych, które oferowanymi możliwościami zadowolą większość producentów rolnych. Bardziej wymagający mogą sięgnąć po rozbudowane programy płatne, do których koszty dostępu zaczynają się już od kilkuset złotych na rok. W przypadku niektórych aplikacji najpierw trzeba wydać od kilku do kilkunastu tys. złotych na zakup oprogramowania, a ponadto trzeba co rok opłacać dostęp - na ogół kwota ta waha się od kilkuset do dwóch tys. złotych.

Na ogół większość programów wspomagających zarządzanie gospodarstwem pozwala na komputerową wizualizację gospodarstwa i jego zasobów. Zazwyczaj pracę rozpoczyna się od wprowadzenia danych dotyczących pojedynczych działek - mapek i danych ewidencyjnych. Granice działek można wprowadzić ręcznie na podstawie map Google’a lub automatycznie z wykorzystaniem danych urzędowych. Pojedyncze działki można dowolnie łączyć w grupy pól czy upraw. Użytkownik ma możliwość wprowadzania różnych danych dotyczących konkretnych upraw, a także ilustrowania konkretnych faz rozwojowych zdjęciami. W ten sposób powstaje niezwykle precyzyjna baza danych obejmująca m.in. informacje o nawożeniu, siewach, zabiegach ochrony roślin, plonach, kosztach i czasie pracy maszyn. Pozwala to nie tylko sięgać do danych historycznych, ale też na bieżąco korzystać z analiz, trudnych do przeprowadzenia bez pomocy programu. Użytkownik w krótkim czasie może podsumować wydatki poniesione na jednej konkretnej działce, na jednej uprawie czy w odniesieniu do jednej maszyny. Jedną z ważnych zalet programów jest znaczące ułatwienie rejestrów ochrony roślin. Na ogół programy korzystają z bazy ŚOR dopuszczonych do użytku, więc wystarczy wybrać z listy konkretny środek bez konieczności ręcznego wpisywania danych. Tego typu dane mogą być wprowadzane w biurze lub w przypadku rozwiązań mobilnych - bezpośrednio na polu. Zwykle aplikacje są też doradcami agrotechnicznymi i uwzględniając liczne dane, sugerują optymalne plany nawozowe.

Zaletami większości programów jest też łatwiejsze zarządzanie zespołem ludzi pracujących w gospodarstwie i maszynami. To na ogół duży problem, tymczasem aplikacje pozwalają na bieżącą komunikację z operatorami maszyn i podgląd tego, co aktualnie robią i gdzie się znajdują (bardziej rozbudowane moduły). W połączeniu z urządzeniami rolnictwa precyzyjnego dają też możliwość wyeliminowania wielu błędów operatorów, a wręcz ograniczenia ich roli do prowadzenia i włączenia maszyn na polu. Program przypomni też o zbliżającym się przeglądzie technicznym, mijającym terminie ubezpieczenia lub raty leasingu. Jednak przede wszystkim pozwala na określenie rzeczywistych kosztów eksploatacji maszyn - to element, z którym wielu rolników ma na ogół problem (zazwyczaj są niedoszacowane). Liczba możliwości opisywanych programów jest imponująca i trudna do poznania przez użytkownika w krótkim czasie. Jednak osoby, które zdecydowały się na korzystanie z aplikacji, twierdzą, że po początkowym, trudnym okresie współpraca odbywa się już intuicyjnie, a korzyści s ą nie do przecenienia.

Nowoczesne technologie stają się coraz bardziej nieodzowne także w produkcji zwierzęcej. W gospodarstwach wyspecjalizowanych w chowie trzody spotkać można najczęściej dwie grupy aplikacji:

Programy komputerowe wspomagające zarządzanie stadem spotkać można szczególnie często w gospodarstwach wyspecjalizowanych w produkcji prosiąt lub prowadzących tucz w cyklu zamkniętym. Ogrom danych spływający każdego dnia z fermy sprawia bowiem, że trudno analizować je za pomocą kartki i ołówka, czy nawet arkusza kalkulacyjnego. Specjalne aplikacje (np. AnaPig czy Asystent Trzoda Chlewna) nie tylko gromadzą dane dotyczące pochodzenia zwierząt, ale przede wszystkim pomagają zbierać i analizować informacje dotyczące parametrów produkcyjnych takich, jak skuteczność krycia, liczba urodzonych i odchowanych prosiąt czy śmiertelność młodych na każdym etapie produkcji. Ważną funkcją tego rodzaju aplikacji jest możliwość generowania raportów, dzięki którym łatwiej będzie nam dostrzec, który z elementów cyklu produkcji warto jeszcze doskonalić.

Drugą sytuacją, w której zastosowanie specjalistycznego oprogramowania często bywa nieodzowne, jest przygotowanie receptury pasz. Na rynku dostępna jest spora gama produktów wspomagających układanie receptur paszowych dla poszczególnych grup produkcyjnych zwierząt. Jako przykład tego typu oprogramowania należy wymienić choćby OptiPasz czy WinPasze. Obsługa programów jest intuicyjna i nie wymaga od rolników zaawansowanej wiedzy informatycznej. Niezbędne będą jednak podstawowe informacje z zakresu żywienia zwierząt.

Wymienione programy mają kilka ciekawych opcji. Jedną z nich jest z pewnością funkcja obliczania kosztu żywienia. Po zaktualizowaniu danych dotyczących cen poszczególnych surowców aplikacja automatycznie wyliczy koszt kilograma mieszanki paszowej. W połączeniu z danymi na temat współczynnika wykorzystania paszy daje nam to obraz efektywności żywienia w naszym stadzie.

Ważne jednak, by przy komponowaniu składu paszy korzystać z aktualnych danych: aplikacje zazwyczaj mają wbudowane bazy informacji dotyczących składu chemicznego poszczególnych komponentów paszowych, jak i zapotrzebowania zwierząt na poszczególne składniki odżywcze. Pamiętajmy jednak, że są to dane uśrednione, przygotowanie receptury paszy warto poprzedzić badaniem podstawowego składu chemicznego składników paszowych. Dzięki temu przygotowana przez nas receptura będzie bardziej precyzyjna.

Oczywiście, zastosowanie wspomnianych programów zasadne jest przy dużej skali produkcji. Zakup specjalistycznego oprogramowania to wydatek od kilkuset do kilku tysięcy złotych, stąd też w przypadku małych gospodarstw inwestycja taka nie będzie, niestety, zasadna.

Głównym czynnikiem powodującym obniżenie rentowności prowadzonej produkcji mleka jest brak wiedzy na temat osiąganych w gospodarstwie wyników produkcyjnych. Wymuszane przez rynek nieustanne zwiększanie skali produkcji stwarza coraz większe problemy w dostatecznej obserwacji zwierząt, jak również uniemożliwia indywidualne podejście do pojedynczej sztuki. Niejednokrotnie decyzje hodowlane podejmowane są przypadkowo, zamiast stanowić odpowiedź na aktualne potrzeby.

W osiąganiu satysfakcjonujących wyników hodowlanych, a co za tym idzie również ekonomicznych, pomocne są zyskujące coraz większe uznanie hodowców programy do zarządzania stadem. Podstawy mechanizmu skutecznego zarządzania to: systematyczne kolekcjonowanie danych, ich integracja i diagnostyka występujących problemów. Połączenie możliwie jak największej ilości informacji pozwala utworzyć wizerunek zarówno pojedynczej sztuki, jak i całego stada. Jednak w obecnych realiach, gdzie hodowca ma coraz więcej obowiązków i coraz mniej czasu, bazowanie na tradycyjnych metodach prowadzenia dokumentacji dotyczącej stada w formie papierowej jest niemal niemożliwe.

Tego typu programy powiązane są najczęściej z systemami udojowymi oraz innymi zaawansowanymi urządzeniami, np. rejestrującymi aktywność krów. Dzięki temu hodowca może na bieżąco monitorować zdrowotność krów czy jakość mleka oraz w odpowiednim czasie podejmować decyzje hodowlane, dotyczące np. terminu krycia krów wykazujących ruję.

Programy do zarządzania stadem niewątpliwie pozwalają uszczelnić finanse w gospodarstwie dzięki szczegółowej kontroli wyników produkcyjnych. Podstawą ich działania jest integracja szeregu danych, co pozwala na bieżąco uzyskiwać raporty informujące o parametrach dotyczących wydajności, zdrowotności, płodności czy żywienia.

Ważną funkcjonalnością systemów zarządzania jest ich obsługa w trybie on-line, dzięki czemu przy wykorzystaniu smartfona czy tabletu istnieje możliwość podglądu danych w dowolnym miejscu i czasie, co pozwala na szybką i skuteczną interwencję hodowcy.

Artykuł ukazał się w listopadowym numerze miesięcznika "Farmer"

Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.